De Belgische Klokkenluiderswet [1] trad op 15 februari 2023 in werking in België en is gebaseerd op de EU-richtlijn inzake klokkenluiden. Het doel van de Klokkenluiderswet is het bieden van een veilig kader om wangedrag of ernstige onregelmatigheden met betrekking tot fraude, corruptie of andere kwaadaardige activiteiten die de activiteiten, producten of werknemers van een bedrijf beïnvloeden, te melden. Het is belangrijk om incidenten en non-compliance met zorgvuldigheid te melden, zodat de organisatie een onderzoek kan instellen naar het gemelde incident.
Door dit kanaal te gebruiken, kunt u incidenten vertrouwelijk melden. Onthoud dat wanneer u een incident meldt, u gebonden bent aan de principes van eerlijkheid en goede bedoelingen. Als onderzoeken kwaadwillige bedoelingen aan uw kant onthullen, wordt uw melding behandeld als wangedrag.
Let op dat u het formulier in één keer moet invullen om het incident te melden. Er is geen mogelijkheid om een concept op te slaan en later af te ronden. Het invullen van het formulier kan tot 10 minuten duren.
Rapporten die via dit kanaal worden ingediend, ontvangen mogelijk niet onmiddellijk een reactie. U ontvangt binnen 7 kalenderdagen een ontvangstbevestiging, tenzij u geen contactgegevens heeft ingediend. Ingediende rapporten worden vertrouwelijk behandeld, waarbij de identiteit van de klokkenluider en eventuele derden samen met het gemelde incident beschermd blijven tegen toegang door niet-geautoriseerde partijen.
Opgelet: het klokkenluidersformulier is niet bedoeld voor het melden van klachten.
Lees de onderstaande informatie zorgvuldig door voordat u een rapport indient.
Als u ervoor kiest om uw persoonlijke gegevens samen met het verzoek in te dienen, worden deze opgeslagen om u op de hoogte te kunnen houden van de voortgang ervan. De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting om het door u gemelde incident op te volgen, zoals uiteengezet in de Belgische Klokkenluiderswet.
Fase 1 - Ontvangst van het incident
Na het indienen van een rapport ontvangt u binnen 7 kalenderdagen een ontvangstbevestiging, tenzij u anoniem een incident meldt.
Fase 2 - Onderzoek en opvolging
Als we een onderzoek starten, kunnen de ontvanger(s) - die verantwoordelijk is/zijn voor het verwerken van de signalering - contact met u opnemen om het proces van het onderzoek of andere zaken met betrekking tot het onderzoek te bespreken. U kunt worden gevraagd om tijdens het onderzoek verdere informatie te verstrekken, hoewel u niet verplicht bent om meer informatie te verstrekken. De ontvanger(s) zullen uw belangen beschermen en de integriteit van de melding waarborgen. Zij zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht in alle fasen van het onderzoek en na afsluiting van de zaak.
Fase 3 - Feedback
U wordt binnen 3 maanden na ontvangst van de melding op de hoogte gesteld van de uitkomst van het onderzoek. Deze termijn kan worden verlengd tot 6 maanden indien nodig, vanwege specifieke omstandigheden met betrekking tot de aard en complexiteit van het incident, wat een verlengd onderzoek kan vereisen.
Als onderdeel van ons onderzoek moeten we soms andere personen of organisaties benaderen om toegang te krijgen tot informatie die relevant is voor het door u gemelde incident. Tijdens het onderzoeksproces wordt, indien nodig, een externe onderzoeker aangesteld om te helpen bij het uitvoeren van het onderzoek.
Alle onderzoeken worden op een eerlijke, onafhankelijke en tijdige wijze uitgevoerd en alle redelijke inspanningen zullen worden gedaan om vertrouwelijkheid gedurende het gehele onderzoek te waarborgen.
De persoon tegen wie enige beschuldigingen zijn geuit, kan ook op de hoogte worden gebracht van het incident en krijgt de gelegenheid om te reageren (tenzij er beperkingen of andere redelijke gronden zijn om dit niet te doen).
Klokkenluiders die (anoniem of niet) melden, hebben recht op bescherming tegen vergelding.
Het bedrijf zal ervoor zorgen dat iedereen die een melding doet, met discretie en eerlijkheid wordt behandeld en geen nadeel ondervindt. Bescherming wordt verleend aan alle klokkenluiders, facilitators, derde personen gerelateerd aan de klokkenluider en andere persoon(en) betrokken bij het gemelde incident.
Als klokkenluiders vergelding ondervinden, voorziet de Belgische Wet inzake Klokkenluiders in een reeks maatregelen om hen te beschermen.
U kunt ervoor kiezen om het incident met een facilitator te bespreken; een natuurlijk persoon van uw keuze, die u kan bijstaan in het meldingsproces en van wie de hulp vertrouwelijk moet zijn.
Je kan ook terecht bij het Federaal Instituut voor de Bescherming en de Bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM-IFDH) voor informatie en advies, alsook voor professionele, juridische en psychologische ondersteuning voor zowel interne als externe meldingen. Als onafhankelijke instelling promoot en beschermt het FIRM-IFDH de mensenrechten in België, in samenwerking met andere organisaties.
U heeft 2 mogelijkheden om een incident te melden. Ofwel meldt u direct aan het bedrijf, ofwel meldt u het incident aan de Federale Ombudsman, die verantwoordelijk is voor de verwerking van externe meldingen.
[1] De officiële benaming is “Wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector”.