Entrée en vigueur le 15 février 2023, la loi sur les lanceurs d’alerte [1] transpose en droit belge la directive européenne sur les lanceurs d’alerte. Cette loi vise à mettre en place un cadre sûr permettant le signalement de violations ou d’actes répréhensibles graves en lien avec la fraude, la corruption ou d’autres activités malveillantes ayant un impact sur les activités, les produits ou les travailleurs d’une entreprise. Il convient de signaler les incidents et les non-conformités avec due diligence, de manière à permettre à l’organisation de mener une enquête à ce sujet.
Ce canal vous permet de signaler les incidents et les non-conformités en toute confiance. Souvenez-vous que lorsque vous signalez un incident, vous avez l’obligation d’adhérer aux principes d’honnêteté et de bonne foi. Si l’enquête venait à révéler que vous avez agi avec une intention frauduleuse ou un dessein de nuire, votre signalement serait considéré comme abusif.
Veuillez noter que le formulaire utilisé afin de signaler l’incident doit être rempli d’une traite. Il est impossible d’en sauvegarder une partie en vue de le terminer ultérieurement. Comptez jusqu’à dix minutes pour le remplir.
Il se peut que les signalements effectués par le biais de ce canal ne soient pas suivis d’une réponse immédiate. Vous recevrez un accusé de réception du signalement dans un délai de sept jours calendrier, pour autant que vous nous ayez communiqué vos coordonnées. Les signalements seront traités en toute confidentialité, de manière à garantir que seules les personnes qui y sont autorisées puissent accéder à l’identité de l’auteur de signalement, à celle d’un tiers quelconque et aux informations relatives à l’indicent faisant l’objet du signalement.
Veuillez noter que les formulaires de signalement ne sont destinés ni à faire part de griefs personnels ni à déposer une plainte ou réclamation.
Veuillez lire attentivement les informations ci-dessous avant d’effectuer un signalement.
Si vous choisissez de nous communiquer vos coordonnées lorsque vous effectuez un signalement, nous enregistrerons ces dernières afin d’être en mesure de vous informer de l’évolution du dossier. Le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l’obligation légale d’assurer le suivi de l’incident que vous signalez, tel que prévu par la loi belge sur les lanceurs d’alerte.
1re étape – Réception du signalement
Une fois le signalement effectué, vous recevrez un accusé de réception dans les sept jours calendrier, à moins que ledit signalement soit anonyme.
2e étape – Enquête de suivi
Si nous lançons une enquête, il se peut que le ou les destinataires en charge de traiter le signalement vous contactent afin de discuter avec vous de l’enquête ou de tout autre sujet y afférent. Durant l’enquête, il se peut que vous soyez invité à fournir de plus amples informations. Le cas échéant, cette requête n’est en rien contraignante. Le ou les destinataires préserveront vos intérêts ainsi que l’intégrité du signalement. Ils sont tenus à un devoir de confidentialité durant toutes les étapes de l’enquête, ainsi qu’après la clôture de l’affaire.
3e étape – Retour d’information
Vous serez informé des résultats de l’enquête dans les trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement. Ce délai peut être porté à six mois si nécessaire en raison des circonstances particulières de l’affaire, notamment la nature et la complexité de l’objet du signalement, qui pourrait nécessiter une plus longue enquête.
Il se peut que nous soyons amenés, dans le cadre de notre enquête, à contacter d’autres personnes ou organisations afin d’accéder à des informations pertinentes relatives aux faits que vous avez signalés. Si besoin, un enquêteur externe sera désigné, qui nous appuiera dans le réalisation de l’enquête.
Toutes les enquêtes seront menées de manière équitable et indépendante, dans des délais conformes aux prescriptions légales, et tous les efforts raisonnables seront déployés afin de garantir la confidentialité des informations durant toute la durée de l’enquête.
La personne concernée – faisant l’objet du signalement – pourra être informée et se verra offrir un droit de réponse (sauf restriction ou autre motif raisonnable justifiant de ne pas le faire).
Les auteurs de signalement (anonymes ou non) bénéficient d’une protection contre les représailles.
L’entreprise veillera à ce que les auteurs de signalement soient traités en toute discrétion et équité, et ne fassent pas l’objet de représailles. Tous les auteurs de signalement, facilitateurs et tiers en lien avec l’incident signalé bénéficient de mesures de protection.
La loi belge sur les lanceurs d’alerte prévoit une série de mesures visant à protéger les auteurs de signalement faisant l’objet de représailles.
Vous avez la possibilité de discuter de l’incident avec un facilitateur – entendez une personne physique de votre choix qui vous aide au cours du processus de signalement et dont l'aide devrait être confidentielle.
Vous pouvez également vous adresser à l'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains (FIRM-IFDH) pour obtenir des informations et des conseils, ainsi qu’un soutien professionnel, juridique et psychologique tant pour les signalements internes qu'externes. En tant qu'institution indépendante, la FIRM-IFDH promeut et protège les droits de l'homme en Belgique, en coopération avec d'autres organisations.
Il existe deux manières de signaler un incident. Vous pouvez le signaler soit directement à l’entreprise, soit au Médiateur fédéral, lequel est chargé du traitement des signalements externes.
Je souhaite signaler un incident
[1] Loi sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé.